Objeto del Documnento

El objeto de este documento es establecer los procedimientos para dar cumplimiento a la obligación de informar a los interesados, en virtud del principio de transparencia, acerca de las circunstancias y condiciones del tratamiento de datos a efectuar, así como de los derechos que les asisten.

Qué información debe facilitarse al interesado

La información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que les afecten como en las respuestas a los ejercicios de derechos, deberá proporcionarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

 

La información se debe poner a disposición de los interesados en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro, si es que los datos se obtienen directamente del interesado. Concretamente la información debe incluir los puntos siguientes:

-        Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, en su caso,

-        La base jurídica o legitimación para el tratamiento,

-        El plazo o los criterios de conservación de la información,

-        La existencia de decisiones automatizadas o elaboración de perfiles,

-        La previsión de transferencias a Terceros Países

-        El derecho a presentar una reclamación ante las Autoridades de Control

Y además, en el caso de que los datos no se obtengan del propio interesado, por proceder de alguna cesión legítima, o de fuentes de acceso público, deberá informarse a las personas interesadas dentro de un plazo razonable, pero en cualquier caso:

-        antes de un mes desde que se obtuvieron los datos personales,

-        antes o en la primera comunicación con el interesado

-        antes de que los datos, en su caso, se hayan comunicado a otros destinatarios

acerca de:

-        El origen de los datos

-        Las categorías de los datos

-

Información por capas

Para hacer compatible la mayor exigencia de información que introduce el RGPD y la concisión y comprensión en la forma de presentarla, desde las Autoridades de Protección de Datos se ha adoptado un modelo de información por capas o niveles.

El enfoque de información multinivel consiste en lo siguiente:

  1. presentar una información básica en un primer nivel, de forma resumida, en el mismo momento y en el mismo medio en que se recojan los datos,
  2. remitir a la información adicional en un segundo nivel, donde se presentarán detalladamente el resto de las informaciones, en un medio más adecuado para su presentación, comprensión y, si se desea, archivo.

El conjunto de las informaciones requeridas por el RGPD se agrupa en epígrafes, a los efectos de su organización y presentación, especialmente en cuanto a la información a presentar, de forma resumida, en la primera capa o nivel. Por ejemplo, una agrupación recomendada, junto con el resumen de la información a presentar en cada capa o nivel, puede ser la siguiente:

  Información básica Información detallada
Responsable del tratamiento Identidad del Responsable del Tratamiento Datos de contacto del Responsable
Identidad y datos de contacto del representante
Datos de contacto del Delegado de Protecciónde Datos
Finalidad Descripción sencilla de los fines del tratamiento, incluso elaboración de perfiles Descripción ampliada de los fines deltratamiento
Plazos o criterios de conservación de losdatos
Decisiones automatizadas, perfiles y lógica aplicada
Legitimación del tratamiento Base jurídica del tratamiento

-        Ejecución de un contrato

-        Cumplimiento de una obligación legal

-        Misión en Interés público o Ejercicio de Poderes Públicos

-        Interés legítimo del Responsable o Interés legítimo de un tercero

-        Consentimientodel interesado

Detalle de la base jurídica del tratamiento, en los casos de obligación legal, interés público o interés legítimo.
Obligación o no de facilitar datos y consecuencias de no hacerlo
Destinatario No se cederán datos a terceros, salvo exigencia legal Destinatarios o categorías de destinatarios
Previsión deTransferencias, o no, aterceros países Decisiones de adecuación, garantías, normas corporativas vinculantes o situaciones específicas aplicables
Derechos que le asisten Tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional. Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de sus datos, y la limitación u oposición a su tratamiento
Derecho a retirar el consentimiento prestado
Derecho a reclamar ante la Autoridad de Control

 

Este enfoque multinivel facilita la tarea del Responsable del Tratamiento a la hora de diseñar sus procedimientos y formularios, y por otro, consigue que las personas interesadas obtengan la información más relevante de forma rápida y simplificada, pero sin que ello suponga ningún menoscabo de los principios de licitud, lealtad y transparencia que establece el RGPD.

Primera capa

La forma de presentación preferente de esta primera capa es en forma de tabla (de manera análoga a como se presenta la información nutricional alimentaria)

Dicha información ha de quedar dentro del “campo de visión” del interesado, según sea el medio utilizado en la recogida de la información.

La fuente y tamaño de letra deberá ser equivalente a la que se presenta en la solicitud de la información

Debe estar claramente identificada con un título tal como “Información básica sobre protección de datos”

En páginas web se recomienda que figure junto al botón “enviar” del formulario de captación de datos

 

Segunda capa

La información que se presente en la segunda capa ha de completar con todos los detalles la información resumida, así como añadir la información adicional, requerida por el RGPD y que no estaba presente en la primera capa.

La información ofrecida en esta segunda capa debiera debe ser completa, es decir, no omitir información por el hecho de que ya se hubiese incluido en la información básica.

¿Por qué medios se puede facilitar la información adicional?

La forma de presentar esta segunda capa también depende de las características del medio empleado para informar, si bien ya no debe estar condicionada en cuanto a la extensión de la información. Las posibilidades, en este caso, son más flexibles:

Información adicional en papel:

-        En el mismo formulario cumplimentado (por ejemplo, en el reverso)

-        Como un anexo o separata que se entregue al interesado y que pueda conservar

-        Como información expuesta, claramente visible, en carteles, paneles, trípticos, etc, de los cuales se pueda solicitar una copia manejable para conservar.

Información adicional electrónica

-        En una página web específica, a la que se accede mediante un hipervínculo

-        Como un documento disponible para su descarga desde una URL

-        Como información anexa o adjunta a un mensaje electrónico dirigido al interesado

Información adicional telefónica:

-        Como una locución que se le ofrezca al interesado, como complemento o alternativa a una oferta de disponibilidad de información adicional accesibleelectrónicamente o remitida, por correo postal o electrónico.

-

La información se mostrará en base a las siguientes directrices:

-        Se utilizará una estructura en base a “preguntas y respuestas”, siguiendo los epígrafes generales antes descritos.

-        Se buscará un equilibrio entre concisión y precisión, evitando circunloquios, explicaciones innecesarias o detalles confusos

-        Se evitará el abuso de citas legales, “jerga” confusa, o términos ambiguos o con escaso sentido para las personas destinatarias

 

 


 

Anexos

 

F01. Formulario de inscripción de alumnos

La forma de presentación preferente de esta primera capa es en forma de tabla (de manera análoga a como se presenta la información nutricional alimentaria), garantizando que dicha información quede dentro del “campo de visión” del interesado, según sea el medio utilizado en la recogida de la información.

Debe estar claramente identificada con un título tal como “Información básica sobre protección de datos”

Por ejemplo, en un formulario de solicitud, la tabla con la información básica debería situarse en el mismo campo de visión que el lugar donde haya de manifestarse la conformidad con lo solicitado (la firma, si es en papel, o el botón de “enviar”, si es un formulario electrónico), formando parte de la copia que quede a disposición del interesado.

Si, por restricciones del diseño, no fuese factible, debe incorporarse una nota o llamada en el campo de visión de la firma, informando sobre dónde se sitúa la tabla con la información sobre protección de datos.

Ejemplo: “antes de firmar la solicitud, debe leer la información básica sobre protección de datos que se presenta en (…el reverso, al pié, etc…)”

Texto a incluir en el formulario

Conforme al artículo 13 del Reglamento Europeo de Protección de Datos, le facilitamos información relativa al tratamiento de los datos de carácter personal que usted aporta

Información básica sobre protección de datos

Responsable del tratamiento ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN
Finalidad Gestionar la inscripción del alumno
Base jurídica Ejecución de un contrato
Destinatario Salvo exigencia legal, en ningún caso se cederán sus datos a terceros.
Derechos que le asisten Tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Información adicional Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web: http://www.colegioaleman.com/legal

 

F02. Formulario gestión docente próximo curso

Información básica sobre protección de datos

Responsable del tratamiento ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN
Finalidad Gestión docente: Preparación del próximo curso
Base jurídica Ejecución de un contrato
Destinatario Salvo exigencia legal, en ningún caso se cederán sus datos a terceros.
Derechos que le asisten Tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Información adicional Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web: http://www.colegioaleman.com/legal

 

 

F03. Información adicional de segunda capa a incluir en http://www.colegioaleman.com/legal

SEGUNDA CAPA

Se creará una segunda página (en el ejemplo http://taquicel.com/politica-de-privacidad/) que incluira la información detallada del tratamiento. El contenido puede ser similar a éste:

 

El artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos, publicado en mayo de 2016 y aplicable a partir del 25 de mayo de 2018, determina la información que deberá facilitarse cuando los datos personales se obtengan del interesado.

 

En base a ello se detalla en este apartado la información necesaria para que conozcas aspectos tales como la identidad del responsable que trata tus datos, la finalidad, los posibles destinatarios o los derechos que te asisten.

 

¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos?

Identidad: ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN
Domicilio: Urb. Torres de San Lamberto, 58

Teléfono: 976 340 321
E-mail: secretaria@colegioaleman.com

 

¿Con qué finalidad tratamos tus datos personales?


La principal finalidad en el tratamiento de datos de carácter personal que realiza la ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN es la gestión educativa de los alumnos.

La finalidad del tratamiento de los datos que introduces a través de los formularios de contacto es facilitarte la información solicitada a través del medio adecuado

En ningún caso se utilizarán los datos para elaborar perfiles o decisiones automatizadas.

 

¿Durante cuánto tiempo conservaremos tus datos?

Los datos personales tratados para la gestión educativa se mantendrán durante el tiempo establecido en la legislación en materia de educación

Los datos facilitados para el envío de información se mantendrán durante el periodo de un año.

 

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?

La base legal para el tratamiento de la gestión educativa del centro es la ejecución de un contrato.

La base legal para el envío de información es el consentimiento del interesado para los fines específicos informados.

 

¿A qué destinatarios se comunicarán tus datos?

Los datos que facilites en ningún caso serán cedidos a terceros

 

¿Qué medidas hemos tomado para garantizar la seguridad de tus datos?

  • Hemos fijado unos principios de seguridad adecuados
  • Hemos revisado los requisitos necesarios para cumplir con el Reglamento
  • Hemos valorado los riesgos que puede causar el tratamiento sobre la protección de tus datos personales
  • Hemos documentado las políticas de protección de datos y los análisis de riesgos llevados a cabo con objeto de acreditar su cumplimiento

¿Cuáles son tus derechos cuando nos facilitas tus datos?

  • Tienes derecho a obtener confirmación sobre si en ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN estamos tratando datos personales que te conciernan, o no.
  • Como persona interesada tienes derecho a acceder a tus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
  • En determinadas circunstancias, podrás solicitar la limitación del tratamiento de tus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
  • En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con tu situación particular, podrás oponerte al tratamiento de tus datos. ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
  • El derecho a la portabilidad de los datos es una forma avanzada del derecho de acceso por el cual puedes solicitarnos copia de aquellos de tus datos personales que son objeto de tratamiento informatizado. La copia se te proporcionará en formato Excel.

Puedes obtener información adicional acerca de tus derechos en la web de la Agencia Española de Protección de Datos. www.agpd.es

 

¿Cómo puedo ejercer mis derechos?

Rellena el correspondiente formulario de solicitud que encontrarás en https://www.aepd.es/reglamento/derechos/index.html

Adjunta una copia de tu DNI u otro documento que acredite que realmente eres quien dices ser y remítelo a ASOCIACION CULTURAL DEL COLEGIO ALEMAN

Puedes hacerlo por dos vías distintas.

  • Mandando un correo electrónico a la dirección secretaria@colegioaleman.com
  • Por correo postal a la dirección de Urb. Torres de San Lamberto, 58

En el primer caso te devolveremos un correo electrónico que te permitirá acreditar la fecha y contenido de la solicitud. En el segundo caso te remitiremos una carta a la dirección que hagas figurar en el remite.

 

¿Dónde puedo dirigirme si no estoy conforme?

Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente cuando no hayas obtenido satisfacción en el ejercicio de tus derechos.

Si deseas presentar una reclamación ante la Agencia para que ésta tutele tus derechos frente al responsable, la Sede electrónica de la Agencia te ofrece varias opciones para solicitarla